Actividades y procesos de gestión de contenidos

La gestión de contenidos debe definirse desde la perspectiva de su objetivo y actividades. Frente a la gestión de documentos, que tiene como objeto de trabajo documentos, como su propio nombre indica, la gestión de contenidos está orientada a gestionar objetos que actúan como componentes de documentos virtuales, en el contexto de lo que llama segmentación. Los objetos son tratados mediante un conjunto de procesos estructurados con la finalidad de producir publicaciones digitales basadas en la metáfora del documento. Este objetivo de la producción de publicaciones y documentos digitales por integración de componentes se puede encontrar en las principales referencias sobre gestión de contenidos (BOIKO, 2001; BROWNING y LOWNDES, 2001). Como en otros métodos y técnicas directamente relacionados con el desarrollo de la Sociedad de la Información y del Conocimiento, las formulaciones teóricas han seguido a la necesidad y a su resolución tecnológica, o han discurrido en paralelo. En este sentido, la gestión de contenidos se ha beneficiado de las técnicas y procesos de producción y edición de publicaciones digitales en un primer momento. Sin embargo, rápidamente pudo apreciarse que el proceso de publicación digital no cubría por completo todos los procesos de gestión de información necesarios para una adecuada gestión de contenidos.

El proceso de publicación digital más sencillo define un proceso en el cual se diseña un marco de integración para un conjunto de objetos, cuyo resultado final es la publicación del documento digital. Evidentemente, este proceso, que puede reflejar el esquema más simple de funcionamiento de un weblog, se complica si se sitúa en el contexto de una unidad o sistema de información que debe crear información digital más compleja, y que, además, debe servir a comunidades de usuarios especializados, o a diferentes comunidades de usuarios. Los productos de información digital se vuelven más complejos, y los procesos técnicos que se desarrollan sobre ellos se hacen igualmente más complejos (ROBERTSON, 2003). El trabajo en colaboración obliga a desarrollar flujos de trabajo en los que es necesario asignar diferentes roles a las personas que intervienen en el mismo. Los objetos que componen los documentos pueden proceder de diferentes fuentes y tener diferentes formatos, con lo que es necesario controlar repositorios de información. Además, los usuarios demandan servicios de apoyo a los productos de información digital como la búsqueda de información o el acceso a documentos generados anteriormente, lo que hace necesario disponer de herramientas de archivo digital. Los cada vez más complicados procesos de gestión de contenidos demandan la formalización de sistemas de metadatos que resultan necesarios tanto para los procesos de gestión como para los de publicación o los de recuperación de información.

Esta complejidad ha producido el desarrollo de dos especializaciones principales de la gestión de contenidos: Web Content Management , WCM, y Enterprise Content Management , ECM. La primera especialización (MILLER y DAVID, 2002) se centra en el entorno web, y su objetivo principal y sus métodos se orientan a la producción de documentos e información digitales para el web, especialmente para portales y webs corporativos. La segunda (GINGELL, 2003) encuentra su fundamento en la idea de gestión total de la información en las organizaciones mediante la integración de toda la información necesaria para alcanzar los objetivos de la organización proveniente no sólo de sistemas de publicación, sino también de sistemas ERP, gestión de documentos, datawarehouses, etc. La expresión más generalizada -en el momento actual- del ECM son las intranets y los portales internos de las organizaciones. En todos los casos, la gestión de contenidos tiene como factor ineludible el etiquetado de la información en formatos XML, o en lenguajes específicos para cada contexto, derivados del mismo. A esto es necesario añadir la cada vez mayor necesidad de gestionar lo que se ha dado en llamar digital assets , documentos multimedia en formato digital, que es necesario almacenar, describir, integrar y gestionar, con especial referencia a la gestión de los derechos inherentes a los mismos. Otro enfoque especializado es el que considera las herramientas para desarrollo de bibliotecas digitales como sistemas de gestión de contenidos, como por ejemplo el reciente trabajo de Han (2004), que compara Fedora, Dspace y Greenstone.

Los trabajos sobre gestión de contenidos coinciden en señalar que un sistema de este tipo debe ofrecer, como mínimo, una aplicación nuclear CMS que soporte los procesos de publicación, flujo de trabajo y repositorios de información; un repositorio de información; herramientas de integración de información externa; y modelos y templates para productos finales. Un CMS se compone de varios subsistemas (BOIKO, 2001) que interaccionan entre ellos:

• Colección: subsistema encargado de la creación y/o adquisición de información. Debe dar soporte a los procesos de creación de contenidos, soporte a flujos de trabajo, sindicación e integración de fuentes externas. Además, debe ofrecer soporte a procesos de conversión entre formatos diversos, y a la agregación de contenidos de fuentes diversas en estructuras específicas.
• Gestión: subsistema encargado de la gestión y control de los repositorios de información, de los grupos de usuarios, y de los procesos de soporte para los otros subsistemas. Se encarga de definir y controlar los flujos de trabajo que son utilizados por los otros subsistemas, y de la definición de parámetros para el funcionamiento del sistema.
• Publicación: subsistema encargado de la producción final de publicaciones o productos de información digital, de manera automática o casi automática. Utiliza un modelo basado en templates y deberá ofrecer posibilidades de personalización para usuarios y la posibilidad de producir para diferentes tipos de plataformas y/o clientes.

Nakano (2002) señala cuatro subsistemas, en lugar de tres, correspondientes a creación/edición de contenidos, repositorio, flujo de trabajo y gestión de operaciones. Browning y Lowndes (2001) señalan autoría/creación, flujo de trabajo, almacenamiento/repositorio y publicación. En cualquier caso, la dinámica de los productos y aplicaciones que se engloban bajo la etiqueta de gestión de contenidos ha hecho posible la aparición de herramientas que siguen diferentes enfoques y que, en consecuencia, ofrecen diferentes prestaciones. Dada la importancia que la elección e implantación de una herramienta de este tipo tiene para la organización que se trate, se han realizado detallados estudios que evalúan las prestaciones y características de los productos disponibles. De estos toolkits de evaluación para CMS pueden deducirse las prestaciones básicas que deben ofrecer. Por ejemplo, véanse los de Step Two (2004), Gilbane Report (BLUEBILL, 2003), CMS-Watch (2005), o la Guía CMS-Spain (CMS-SPAIN, 2004).

La selección, implantación y puesta en marcha de una herramienta para gestión de contenidos es fruto de un estudio y de un análisis detallado de la organización que lo instala, de los objetivos de la misma, de los procesos de trabajo y recursos de información que utiliza, y de los usuarios que van a usarlo. En consecuencia, una exhaustiva planificación, resultado del estudio previo, y una rigurosa metodología de puesta en marcha son ineludibles para tener éxito con cualquier iniciativa de gestión de contenidos. Si, se revisa, por ejemplo, la monografía de Rockley (2003), obra de referencia para ECM, puede apreciarse que gran parte está dedicada a los aspectos relacionados con el análisis, planificación y metodología de selección, integración, implantación y puesta en marcha. Nakano centra gran parte de su texto (2002) en la organización y dinamización del trabajo colaborativo en comunidades estructuradas alrededor del web. ASILOMAR (2003) ha publicado una interesante encuesta sobre los problemas que plantean los CMS a sus usuarios. Como ha señalado Veen (2004), el éxito o el fracaso de un CMS en una organización no es tanto una cuestión tecnológica como una cuestión de personas y de procesos.